Asociación Colombiana de Ciudades Capitales – Asocapitales

Política de Privacidad y la Protección de Datos Personales

La protección de datos de carácter personal de los Titulares estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.

El Artículo 4° de la Ley 1581 de 2012 establece que, para el Tratamiento de datos personales, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, se aplicarán entonces los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

La Asociación Colombiana de Ciudades Capitales (en adelante “Asocapitales” o la “Asociación”), está comprometida con la protección de los datos personales de sus empleados, proveedores, contratistas y otros terceros, los cuales obtiene en el desarrollo de sus actividades misionales de acuerdo con el objeto definido en los Estatutos Orgánicos de la Asociación.

La Asociación ha elaborado esta política de privacidad y de protección de datos personales con el fin de proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que gestiona como responsable Asocapitales, al igual que establecer un marco para la recopilación, uso y divulgación de los datos personales que obtenga de sus asociados, empleados, contratistas, proveedores, visitantes, y otros terceros (en adelante los “Titulares”), que serán administrados únicamente en caso de que éstos accedan expresamente, debiendo previamente aceptar y estar en conocimiento de la presente política.

Para dar cumplimiento a lo dispuesto en la Constitución Política y en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, Asocapitales garantiza de forma integral la protección de los datos personales y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data de la información de carácter personal que ha sido confiada y suministrada voluntariamente por los Titulares.

El responsable del Tratamiento de los datos personales de la base de datos es Asocapitales, identificada con el NIT 900638550-3, con domicilio en la Carrera 9 No. 80 – 45, Oficina 901 de la ciudad de Bogotá, D.C. Página web www.asocapitales.co Teléfono PBX: + 57 (1) 5557541.

Asocapitales podrá realizar operaciones en relación con los datos personales de los Titulares, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

El tratamiento que realizará Asocapitales con la información personal de los Titulares será la recolección, almacenamiento, uso, circulación, y transferencia de los mismos, con los siguientes objetivos: (i) cumplir las obligaciones de cualquier naturaleza que tenga Asocapitales frente a los Titulares; (ii) exigir el cumplimiento de las obligaciones de cualquier naturaleza que tengan los Titulares frente a Asocapitales; y (iii) informar a los Titulares sobre los programas, eventos, informes y demás gestiones que realice la Asociación.

Los datos personales de dichas personas pueden ser obtenidos a través de diferentes canales o medios documentales, por ejemplo, mediante el envío de todo tipo comunicaciones impresas o electrónicas, y mediante la celebración y suscripción de contratos.

Los Titulares de los datos personales tienen derecho a:

  1. Acceder de forma gratuita a los datos personales proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  2. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en la base de datos de Asocapitales.
  3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracción a lo dispuesto en la normatividad vigente en relación con la protección de datos personales.
  5. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles.
  6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de un dato personal.

El área de Gestión Administrativa y Financiera de Asocapitales es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los Titulares para hacer efectivos sus derechos. Toda petición o consulta que tengan los Titulares en relación con sus derechos en materia de protección de datos personales deberán enviarla al correo electrónico [email protected], con la siguiente información:

  • Nombre completo y número de identificación.
  • Datos de contacto.
  • Descripción de los hechos que dan lugar a su petición o consulta.
  • Descripción de lo que se pretende o se consulta.

El término máximo previsto por la ley para resolver la petición o la consulta es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

La presente política de privacidad y de protección de datos personales rige a partir de su publicación por parte de Asocapitales. La base de datos de la Asociación tendrá una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Asocapitales podrá actualizar esta política de privacidad en cualquier momento.

De acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012, se adopta e implementa el siguiente modelo de aceptación y autorización para el tratamiento de datos personales:

“Respetuosos de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Asocapitales le informa que sus datos personales acá suministrados serán tratados con bajo los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad y transparencia, de conformidad con la ‘Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales’ implementada por la Asociación.

 En consecuencia, como Titular autorizo de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a la Asociación Colombiana de Ciudades Capitales, Asocapitales, para que en los términos legalmente establecidos realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y en general, el tratamiento de los datos personales que he procedido a entregar o que entregaré, en virtud de las relaciones legales y/o contractuales, con el objetivo de que sea utilizada para: (i) cumplir las obligaciones de cualquier naturaleza que tenga Asocapitales frente al suscrito; (ii) exigir el cumplimiento de las obligaciones de cualquier naturaleza que tenga el suscrito frente a Asocapitales; y (iii) informarme sobre los programas, eventos, informes y demás gestiones que realice la Asociación.”

Así mismo, se adopta el siguiente texto modelo, que estará alojado en la página web de la Asociación, con el fin de solicitar actualización de datos:

“Para mantener actualizados sus datos, con el fin de darles a conocer los programas, proyectos y noticias de la Asociación, y que pueden ser de su interés, lo invitamos a actualizar sus datos.”

En todo caso, la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitios web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo que permita manifestar u obtener el consentimiento.